De plus en plus plébiscités pour des raisons écologiques, pratiques ou économiques, les salons virtuels se sont installés durablement dans le paysage de l’évènementiel. Le contexte sanitaire a contribué à l’essor de ces évènements qui se déclinent désormais par myriade. 

Grâce à l’utilisation d’une plateforme en ligne, vous pouvez élaborer le salon virtuel que vous souhaitez. Votre évènement conserve les mêmes atouts qu’un évènement en présentiel : point d’accueil et d’information, parcours, temps forts, stands, etc. 

Néanmoins, à la différence d’un salon traditionnel, vous bénéficiez d’une flexibilité exceptionnelle. Vous atteignez une audience largement accrue par une accessibilité simple. Un support (ordinateur, téléphone, tablette) et une connexion internet suffisent aux participants pour leurs permettre de rejoindre l'événement que vous avez organisé. Vous vous affranchissez des contraintes classiques imposées par un évènement traditionnel en créant une zone géographique illimitée et un salon que vous pouvez laisser ouvert continuellement.

À l’instar des salons traditionnels, les salons virtuels requièrent une bonne organisation. En optimisant le temps adonné à l’organisation, avec la collaboration d’un prestataire, vous pouvez vous concentrer sur vos valeurs ajoutées et les mettre en exergue auprès de votre public. Virtualisez votre prochain salon en suivant ces quatre étapes. 

Définir son évènement virtuel  

Avec une multitude d’évènements virtuels, il convient avant tout de déterminer votre futur salon. Organisez aussi bien des rencontres professionnelles que des présentations de services et de produits. Mettez en place un congrès, un salon étudiant ou un salon de l’emploi, ou améliorez simplement votre visibilité grâce à un évènement en ligne. 

Adaptez l’organisation en fonction du salon voulu, que ce soient les fonctionnalités mises en évidence, le parcours choisi ou les points d’intérêts. Tout est imaginable afin de créer le salon que vous souhaitez. 

Définissez ensuite vos objectifs pour que votre prestataire puisse au mieux appréhender vos attentes : par accès gratuit ou payant, par formulaire d’inscription ou en connexion libre, etc.  

Prévoyez également d’automatiser un grand nombre de temps forts. De l’envoi de campagnes mails à la fermeture du salon, en passant par l’ouverture des chats aux participants, le déclenchement s’effectue selon les configurations. 

Plus vous partagez les détails de votre salon auprès de votre fournisseur de service, plus il sera capable de vous accompagner dans la mise en place du salon idéal. 

Gérer les intervenants  

Les différents participants incarnent un rôle crucial dans la réussite de votre évènement virtuel. Que ce soient les administrateurs, les modérateurs, mais également les exposants ou les visiteurs, il semble important de déterminer correctement les caractéristiques et les rôles de chacun pour garantir le succès de votre salon. 

Les administrateurs participent à l'organisation de votre futur évènement virtuel. Ils en garantissent la continuité en s'assurant des paramétrages spécifiques avant son lancement : attribution de rôles aux différents participants, création de chats, intégration de contenus… Le jour du lancement, les administrateurs peuvent également acquérir un autre rôle (modérateur, utilisateur, etc.). 

L’ajout de modérateurs, bien que non nécessaire, peut être essentiel pour veiller au bon déroulement des échanges au sein de l’évènement : de la suppression d’un propos au bannissement d’un utilisateur, l’objectif est d’assurer le respect des communications entre les utilisateurs. 

Enfin, l'intégration de stands virtuels permettent aux exposants de bénéficier d'une bonne visibilité et communication vis-à-vis des visiteurs : rencontres, rendez-vous, ventes, etc., tout est concevable afin de rendre votre évènement le plus attractif possible. 

Ajout d’éléments 

Conservez l’engagement de votre public lors de votre évènement virtuel en prévoyant différents contenus. Votre prestataire peut éventuellement vous aider à créer les ressources nécessaires pour animer votre salon virtuel. 

Commencez par imaginer l’esthétique de votre évènement virtuel : optez pour un cadre inventé ou recréez un cadre existant pour une immersion totale (musée, monument, etc.). 

En effet, grâce à la VR360, vous affichez un environnement 3D via une sphère contenant une image de fond ou une vidéo adaptée. À partir d’un ensemble de sphères préalablement créées, constituez un parcours afin que vos visiteurs se promènent librement au sein du salon. 

Des ressources peuvent ensuite être incrustées dans les sphères VR360. 

Par l’intermédiaire de points d’intérêts, déclenchez différentes actions : ouverture d’un site internet, navigation entre les sphères, affichage d’un PDF, d’un questionnaire, de diaporamas, ainsi que des sons. Une abondance de points d’intérêts sont prêts à être éveillés pour divertir vos participants. 

Enfin, proposez un chat et une visioconférence pour assurer les interactions entre les participants. En créant un lieu d’expression, vous maintenez l’engagement de tous les utilisateurs. 

Expodeo vous assiste pour éditer l’interface de votre salon virtuel et vous propose l’ensemble des possibilités susvisées. Profitez d’une personnalisation pointue et testez votre salon avant le lancement officiel. 

Promouvoir son évènement virtuel 

Avant l’ouverture de votre salon virtuel éphémère, votre prestataire est disposé à vous accompagner dans sa promotion. 

Via l’envoi de campagnes emailing, il est possible de partager en avance le programme de votre évènement, des vidéos de présentation, des brochures, etc.

Toujours en coopération avec votre partenaire ou en totale autonomie, créez une page de bienvenue afin d’accueillir vos participants. Ils pourront se connecter, s’inscrire ou se préinscrire, selon les configurations que vous avez choisies. Les formulaires d’inscriptions sont entièrement paramétrables afin d’obtenir des informations essentielles pour préparer avec efficience votre évènement en ligne. Pensez également à communiquer vos réseaux sociaux pour opérer des redirections. Votre prestataire vous aide à personnaliser minutieusement le portail d’entrée. 

Une fois votre salon virtuel éphémère achevé, ne vous arrêtez pas là. Vous avez la possibilité d’envoyer à nouveau une campagne pour remercier chaque participant de sa présence, joindre des offres spéciales et prévoir un futur évènement. 

Une abondance de possibilités 

Un salon virtuel permet d’embrasser de nouvelles opportunités en s’exemptant de contraintes logistiques et géographiques. Toutefois, il convient de consacrer du temps de réflexion pour organiser le salon virtuel éphémère que vous désirez et surtout d’être accompagné par le bon fournisseur. 

Expodeo vous assiste dans la conception de votre évènement virtuel en vous proposant trois forfaits différents : 

  •  Un forfait autonome avec une formation adaptée, une documentation mise à votre disposition, un accompagnement tout du long, ainsi qu’un chef de projet dédié à votre projet. 

  •  Un forfait création, où s’ajoutent les créations de stands personnalisés et de points d’intérêt, et l’intégration des contenus. 

  •  Enfin, le forfait clé en main comprend tous les éléments précédents, mais également la planification de l’évènement, l’intégration des temps forts, le suivi du déroulement et le rapport d’analyse.

Tous les outils nécessaires à la conception de votre évènement virtuel sont directement intégrés à la plateforme, vous optimisez ainsi votre temps. 

Contactez-nous dès à présent et profitez des avantages qu’un salon virtuel éphémère peut vous apporter.